يستطيع رئيس القسم في كلية معينة من التقدم بطلب اقامة مؤتمر الكترونيا عن طريق الموقع، ويسير هذا الطلب ضمن اجراءات سير محددة حتى يتم الموافقة على الطلب او رفضه الكترونيا