صفحات الجامعة

الرسالة : 

يلتزم المركز بإدارة الوثائق المعلوماتية بصورة علمية تتيح دقة وسهولة تداولها وتوفيرها عند عند صنع القرار .

الرؤية : 

أن يحتل المركز مكانه متميزة بين مراكز التوثيق بالجامعات السعودية وأن يمثل انموذجاً يحتذى به .

الأهداف :

• وضع الإطار العام والمنهجيات الفعالة لإدارة الوثائق والمحفوظات والمتعلقة بإنشائها وترميزها وحفظها واستخدامها واسترجاعها وحتى إتلافها أو التخلص منها .

• الدعم الأساسي لوظائف الجامعة الإدارية والمالية والأكاديمية لتشمل التدريس والبحوث وذلك بتقديم وتزويد الوثائق والمحفوظات الخاصة بها .

• رفع مستوى معرفة وثقافة العاملين بإدارة الوثائق والمحفوظات وتدريبهم وتعريفهم بكيفية استخدامها والتعامل معها وتوزيع مهام ومسؤوليات إدارتها فيما بيتهم .

• تعزيز ودعم المساءلة عن طريق ضمان حفظ الوثائق بصورة آمنة ولمدة مناسبة من الوقت .

• تصنيف الوثائق والمحفوظات إلى أنواعها الأساسية وتحديد مسؤوليات ومهام المركز اتجاهها .

• العمل على إزالة الإزدواجية في حفظ الوثائق والمحفوظات الجامعية .

• تحقيق الاتصال الداخلي الوثائقي بين الادارات والأقسام الداخلية بالجامعة والذي من شأنه العمل على رفع كفاءة عملياتها وتسريع القدرة على اتخاذ القرارات الإدارية .

• متابعة سير الوثائق والمحفوظات من خلال تسجيل المعلومات المتعلقة بإستخدامها وحركة تنقلاتها بالجامعة .

• تطوير وتحديث الجداول الزمنية للإحتفاظ بالوثائق والتي تضع الأساس للتصرف بالوثائق وإدارتها .

• تحقيق التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها .

• التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدئمة للوثائق ولجان المراجعة ولجان الإتلاف ولجان التدريب .

• العمل على تهيئة أماكن الحفظ وتوفير الوسائل المناسبة لحماية الوثائق .

• تزويد مسؤولي الجامعة والباحثين بالمعلومات الضرورية بأقصى سرعة وأقل جهد .

• توثيق الخبرات الإدارية والإستفادة منها مستقبلاً .

إن جامعة الملك خالد ذات التراث العريق تخرج منها الطلاب والطالبات الذين تولوا مناصب إدارية وقيادية داخليا وعالميا وعلى مستوى عالي المؤهلات العلمية والخبرات العملية وهذا جزء لا يتجزأ من انجازات جامعة الملك خالد.
ومع التسارع التقني و التحول الإلكتروني وتفعيل رؤية الجامعة "جامعة بلا ورق "، وظهور أساليب تقنية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية، ولأن البيانات والمعلومات تعتبر القلب النابض بالنسبة للمؤسسات والمجتمعات على المستوى الوطني والدولي ، وتطور الحاجة إلى الانتشار المعلوماتي الصحيح والمحافظة على الأصالة المعلوماتية، ولحفظ المعلومات والحقوق الفكرية و امتداد التقدم والابتكار بتوفير الوثائق بشكل اسرع واكبر للمجتمع المعلوماتي بحسب الأنظمة واللوائح المنظمة لذلك، و الوثائق هي أساس كتابة التاريخ واستمرارية المستقبل وربطه بين الماضي والحاضر، ولولا المخطوطات ما كان ليستمر التراث والعلوم القائمة حتى يومنا الحالي، لذا وجب السعي نحو الحفاظ على هذا الإرث وتطبيق الطرق الحديثة للحفاظ على والوثائق والمحفوظات و الاستفادة من التقنية الحديثة لاستمرارية جسر التدفق المعلوماتي والإبداع المعرفي.
ويبرز أهمية دور مركز الوثائق والمحفوظات من خلال اهتمام حكومتنا الرشيدة بإنشاء مركز وطني للوثائق والمحفوظات وبدعم معالي مدير الجامعة ومساندة سعادة وكيل الجامعة وذلك لتفعيل دور المركز يعمل المركز على حفظ الوثائق وفقا للأنظمة واللوائح المنظمة لذلك وعرضها بشكلٍ يحافظ عليها لأعوام عديدة، كل هذا الاهتمام بالوثائق لأن فقدها يعني فقدنا لتراثنا وتاريخنا.
كما يشاركنا منسوبي ومنسوبات جامعتنا العريقة لتكوين قاعدة معلوماتية متميزة لخدمة الباحثين وعملاء المركز لبناء قاعدة بيانات الوثائق المعلوماتية.
وختاما فإني آمل أن يكون هذا المركز بوابة اتصال وتواصل مع جميع منسوبي ومنسوبات الجامعة وأن يجدوا فيه كل جديد ومفيد، والمركز يرحب بالجميع ويسره استقبال الآراء والمقترحات التطويرية، لنعمل سويا يدا بيد للرقي بهذا المركز والسير بجامعتنا الغالية إلى مصاف التميز والإبداع.
وفقنا الله جميعا لما فيه الخير لمجتمعنا ووطننا الغالي
 

مقدمة :
تعتبر الوثائق و المحفوظات الجامعية من الممتلكات الهامة والتي يجب العمل على إدارتها و المحافظة عليها حيث تدعم عملية توفر الوثائق و سهولة الوصول إليها وإدارتها قدرة الجامعة على اتخاذ القرارات الإدارية و التواصل السريع و الفعال بين الإدارات و الأقسام الجامعية المختلفة  و التي من شأنها رفع كفاءة العمليات والإجراءات بالجامعة.
ومع تطور الجامعة و خدماتها التي تقدمها وتعدد إداراتها و أقسامها تظهر العديد من المشاكل مثل ازدياد حجم الوثائق والمحفوظات و ازدواجية  مصادر حفظها و  صعوبة التعامل معها و إدارتها و مشاكل تعرضها الى السرقة و الضياع وبالتالي تزداد الحاجة الى وجود آليات و أنظمة محددة  لإدارتها و حمايتها.
ومن هنا برزت أهمية تأسيس مركز الوثائق و المحفوظات بالجامعة حيث يعمل المركز على إدارة الوثائق و المحفوظات على شكل دورة كاملة من لحظة استلامها  الى حفظها أو التخلص منها ويعمل المركز على توفير الوقت و الجهد الذي يقضيه الموظفون في عملية البحث و حفظ الوثائق و المحفوظات و استرجاعها من خلال تصنيفها الى أنواعها الرئيسية و فهرستها و ترميزها و إزالة الازدواجية و ما ينتج عنه من توفير في التكاليف و زيادة في كفاءة و فعالية استخدام الموارد الجامعة.
وتعكس المهام الرئيسية و التشغيلية لمركز الوثائق و المحفوظات أهداف المركز و المتمثلة بنشر الوعي الوثائقي بين الفئات الجامعية المختلفة و العمل على تطبيق الممارسات الفضلى في مجال  إدارة الوثائق و المحفوظات بالجامعة حيث تم عمل دراسات مقارنة مع الجامعات السعودية و العربية و الأجنبية بمجال إدارة الوثائق و المحفوظات من خلال هذه المقارنة تم وضع أهداف المركز و مهامه و مسؤولياته و أنواع الخدمات التي يقدمها للجامعة  للوصول إلى نموذج العمل الذي يضمن سير العمليات بالمركز بفعالية و كفاءة عالية وضمن المعايير العالمية.
و تشمل المهام التشغيلية لمركز الوثائق و المحفوظات دورة حياة الوثائق بالجامعة من لحظة إنشاءها إلى إتلافها أو نقلها إلى المركز الوطني للوثائق و المحفوظات وهي بذالك تعمل على إدارة الوثائق إدارة تامة و شاملة وضمن سياسات و ممارسات فضلى مما يساعد على رفع كفاءة العمليات و الخدمات التي تقدمها الجامعة للفئات المختلفة وذالك بتوفير الوثائق و المحفوظات بسرعة وفي لحظة الحاجة إليها.

ويتكون نموذج العمل الخاص بمركز الوثائق و المحفوظات من الأتي:

1. الأهداف و المهام الرئيسية للمركز.

2. المهام التشغيلية للمركز.

3. إجراءات العمل التفصيلية بما يحقق تنفيذ جميع المهام المقترحة للمركز.

4. الهيكل التنظيمي للمركز.

5. بطاقات الوصف الوظيفي لجميع المسميات الوظيفية الخاصة.

6. آليات التعاون المشترك الداخلي (بين المركز وجميع الإدارات والوحدات التنظيمية في الجامعة).

7. تحديد آليات التعاون المشترك الخارجي (بين المركز في الجامعة والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات).
    

1. وضع الإطار العام والمنهجيات الفعالة للإدارة الوثائق و المحفوظات و المتعلقة بإنشائها وترميزها و حفظها واستخدامها و استرجاعها و حتى إتلافها أو التخلص منها.
2. الدعم الأساسي لوظائف الجامعة الإدارية و المالية والأكاديمية لتشمل التدريس والبحوث ، و ذالك بتقديم وتزويد الوثائق و المحفوظات الخاصة بها.
   رفع مستوى معرفة وثقافة العاملين بإدارة الوثائق و المحفوظات وتدريبهم و تعريفهم بكيفية استخدامها و التعامل معها و توزيع مهام ومسؤوليات إدارتها فيما بينهم.
3. تعزيز و دعم المساءلة عن طريق ضمان حفظ الوثائق بصورة أمنة ولمدة مناسبة من الوقت.
4. تصنيف الوثائق و المحفوظات الى أنواعها الأساسية و تحديد مسؤوليات و مهام المركز اتجاهها.
5. العمل على إزالة الازدواجية في حفظ الوثائق و المحفوظات الجامعية.
6. تحقيق الاتصال الداخلي الوثائقي بين الإدارات والأقسام الداخلية بالجامعة و الذي من شأنه العمل على رفع كفاءة عملياتها و تسريع القدرة على اتخاذ القرارات الإدارية.
7. متابعة سير الوثائق و المحفوظات من خلال تسجيل المعلومات المتعلقة باستخدامها و حركة تنقلاتها بالجامعة.
8. تطوير وتحديث الجداول الزمنية للاحتفاظ بالوثائق و التي تضع الأساس للتصرف بالوثائق و إدارتها.
9. تحقيق التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
10. التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق ولجان المراجعة ولجان الإتلاف ولجان التدريب.
11. العمل على تهيئة أماكن الحفظ وتوفير الوسائل المناسبة لحماية الوثائق.
     

يعمل مركز الوثائق و المحفوظات على تزويد الوحدات الإدارية و الأكاديمية بالجامعة بالخدمات الرئيسية التالية :

• حفظ الوثائق 
• استرجاع الوثائق
• إتلاف الوثائق
• مراجعة الوثائق
• الاشراف
• التدريب

أولا : حفظ الوثائق

يقوم مركز الوثائق بحفظ الوثائق المتوسطة الأجل (من 5 الى 10 سنوات) و التي لا تستخدم لغايات العمل اليومي في إدارات و أقسام الجامعة، ويكون الاحتفاظ بها ضروري لغايات مالية أو إدارية, ويقوم المركز بتنظيم عملية حفظ الوثائق بناءا على الجدول الزمني الخاص باستحداثها أو صرفها, و من سياسات هذه الخدمة الأتي:

• إنشاء و حفظ الوثائق و المحفوظات المناسبة و الكافية لضمان سير العمل في إدارات و أقسام الجامعة.
• وضع برامج الاحتفاظ بالوثائق بصورة إجراءات و أنظمة واضحة.
• الاحتفاظ بالوثائق و إتلافها بناءا على قرارات جداول الاحتفاظ و الإتلاف الزمنية المعتمدة.
   

ثانيا : استرجاع الوثائق

يمتلك المركز سلطة الوصول الى و استرجاع الوثائق والمحفوظات و يوفر مرجعية واضحة لاسترجاع الوثائق و تسليمها الى الجهة الطالبة بحيث لا تزيد مدة التسليم للجهة الطالبة عن 24 ساعة من وقت الطلب و تندرج تحت هذه الخدمة منهجية إعادة الوثائق الى المركز و التزويد و الإعارة للجهات الخارجية, ومن سياسات هذه الخدمة:

• توفير نموذج محدد لطلب الوثائق و المحفوظات من الإدارات و الأقسام المختلفة.
• تنحصر مقدرة استرجاع الوثائق و المحفوظات الى الدائرة التي أودعتها و يتطلب من الدوائر و الأقسام الأخرى إذن خاص بذالك.
   

ثالثا : إتلاف الوثائق

يتبع المركز آلية ومنهجية واضحة لإتلاف الوثائق و المحفوظات و بالنظر الى التكلفة المتزايدة لحفظ الوثائق و المحفوظات فإن العمل على إتلاف الوثائق الغير مستخدمة و التي أنهت تاريخ الحفظ الخاص بها بات أمرا ضروريا, و من سياسات هذه الخدمة:

• تكون مسؤولية إتلاف الوثائق لمركز الوثائق و المحفوظات فقط وتقدم الإدارات و الأقسام الجامعية التوصيات الخاصة بتاريخ الإتلاف للوثائق التابعة لها ويرجع القرار النهائي للإتلاف الى المركز.
• تستخدم أكياس وصناديق خاصة لإتلاف الوثائق و المحفوظات ولا تتواجد إلا بمركز الوثائق و المحفوظات.
• يمكن إتلاف أي نسخة من الوثائق و المحفوظات من دون الحاجة الى الرجوع الى المركز وذالك بعد التأكد من ان النسخة الأصلية موجودة و محفوظة.
• وضع نظام لمعاقبة الموظف الذي يتلف سجل من دون إذن رسمي.
   

رابعا : مراجعة الوثائق

يقوم مركز الوثائق و المحفوظات كل عام بتبليغ الأقسام و الإدارات المختلفة بضرورة القيام بعمليات مراجعة لوثائقها و تقوم الأقسام المختلفة و بالتعاون مع المركز بمراجعة الوثائق و المحفوظات لغايات تجديدها أو حفظها أو إتلافها و من سياسات هذه الخدمة:

• استحداث رسالة مراجعة على مستوى الإدارات و الأقسام الجامعية و موجهه الى رؤسائها.
• دراسة التوصيات من الأقسام والكليات الجامعية المختلفة و المرفوعة الى مركز الوثائق و المحفوظات.

خامسا : الاشراف

يقوم المركز بالإشراف على العمليات المتعلقة بالوثائق وإدارتها في داخل أقسام وكليات الجامعة المختلفة و التأكد ان التعامل مع الوثائق يسري وفقا لسياسات مركز الوثائق و المحفوظات وتتضمن هذه الخدمة:

• التأكد من أن الترميز للوثائق يسري ضمن خطة الترميز الموضوعة.
• التأكد من سير عمليات التصنيف بالصورة الصحيحة.
• ضمان ديمومة سير العمل بإدارات و أقسام الجامعة وفقا لسياسات مركز الوثائق و المحفوظات.

سادسا : التدريب

يعمل المركز على توفير التدريب الأساسي على كيفية استخدام و استرجاع الوثائق و المحفوظات من قبل العاملين بالجامعة و يقوم بنشر ثقافة الوعي بمجال الوثائق و كيفية حمايتها ومن سياسات هذه الخدمة:

• عقد دورات تتعلق بإدارة الوثائق و المحفوظات للعاملين بالجامعة.
• نشر التوعية بأهمية الوثائق و المحفوظات الجامعية و توزيع المنشورات الخاصة بذالك على أقسام و إدارات و كليات الجامعة.
• عمل ورشات العمل الخاصة بإدارة الوثائق و المحفوظات.
• تحديد و توضيح المهام و المسؤوليات المتعلقة بإدارة الوثائق و المحفوظات وتعريفها للعاملين بالجامعة.
   

اللجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات :

المادة الأولى:

يقصد بالمصطلحات الآتية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني المبينة أمامها، ما لم يقتض سياق النص خلاف ذلك:

1. الوثائق والمحفوظات الإدارية: أوعية المعلومات التي تنتجها الإدارات ذات التطبيق المتماثل في أهدافها ومهماتها وأنظمتها وإجراءاتها وبياناتها، فيما يتعلق بالوظيفة أو الموظف أو الأعمال الأخرى التـي تساند الجهاز الحكومي في أداء وظائفه الأساسية، في الجوانب الخدمية أو الإجرائية أو التنظيمية أو التدريبية ونحو ذلك.

2. المركز الوطني: المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

3. الجهاز الحكومي: كل وزارة أو مؤسسة أو هيئة عامة أو مصلحة حكومية لها شخصية اعتبارية ولها ميزانية مستقلة.

4. مركز الوثائق: الإدارة المعنية بجمع وثائق الجهاز الحكومي ومحفوظاته وتنظيمها وحفظها واسترجاعها وفقا لأحكام نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

5. وثائق ومحفوظات إدارية مؤقتة الحفظ : هي الوثائق والمحفوظات التي تحفظ بصفة مؤقتة وفق ما تقتضي به أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات.

6. وثائق ومحفوظات إدارية دائمة الحفظ: هي الوثائق والمحفوظات التـي تحفظ بصفة دائمة وفق ما تقتضي به أنظمة ولوائح الوثائق والمحفوظات.

7. الملف الورقي: وعاء ورقي يحتوي على مجموعة من الوثائق والمحفوظات أو صور لها.

8. الملف الإلكتروني: وعاء إلكتروني يحتوي على مجموعة من الوثائق والمحفوظات أو صور لها.

9. الوسائط الإلكترونية: أي وسيلة من الوسائل التقنية التي تستخدم لحفظ الأوعية بصيغ إلكترونية.

10. الوحدة المختصة: هي الوحدة الإدارية المختصة بمعالجة موضوع الوثيقة.

المادة الثانية:

تهدف هذه اللائحة إلى تنظيم الوثائق والمحفوظات الإدارية في الأجهزة الحكومية، وتصنيفها، وكيفية التصرف بها، تحديد المدد الزمنية لحفظها

المادة الثالثة:

تحفظ عينة من كل نوع من أنواع الوثائق والمحفوظات الإداريـة المؤقتة الحفظ حفظا دائما لأغراض البحوث والدراسات والعرض، ويراعى فيها ما أتي:

1. أن تكون كاملة المعلومات.

2. أن تكون واضحة الكتابة.

3. أن تكون ومرافقاتها سالمة من التلف.

وإذا طرأ تعديل على شكل أو بيانات الوثيقة، فتؤخذ عينة منها قبل التعديل وبعده.

المادة الرابعة:

تكون مدد الحفظ المحددة في قوائم مدد الحفظ خاصة بأصول الوثائق والمحفوظات الإدارية مؤقتة الحفظ ، أو ما يقوم مقامها من صور أو نسخ عند عدم توافر الأصل.

المادة الخامسة:

الوثائق التي تزود بها الوحدة الإدارية لإرفاقها بوثيقة لإكمال إجراءات العمل، تأخذ حكم الوثيقة التي تم إرفاقها بها من حيث مدة الحفظ.

المادة السادسة:

يقوم الجهاز الحكومي بحفظ وثائقه الإدارية التي نص على تصويرها في قوائم مدد الحفظ على وسائط إلكترونية، على أن يزود المركز الوطني بنسخة أصلية كاملة من هذه الوسائط.

المادة السابعة:

تتلف الوثائق التي انتهت مدة حفظها، وفقا للإجراءات المحددة في لائحة الإتلاف بعد التأكد من تحويل ما نص في قوائم مدد الحفظ على حفظه في وسائط إلكترونية.

المادة الثامنة:

قبل إتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها ؛ تسحب منها الوثائق والمحفوظات الإدارية الدائمة الحفظ المرافقة لها وترسل إلى المركز الوطني.

المادة التاسعة:

يقوم المركز الوطني - بالتنسيق مع وزارة الخدمة المدنية ـ بتحديث نشاطات الوظائف الإدارية وقوائم مدد الحفظ الواردة في هذه اللائحة؛ ويزود المركز الأجهزة الحكومية بنسخة من قوائم مدد حفظ الوثائق الجديدة أو المحدثة.

المادة العاشرة:

إذا انتهت حاجة الوحدة الإدارية في الجهاز الحكومي إلى نسخ أو صور الوثائق التي زودت بها ، وكذلك ما ينسخ أو يصور لمواجهة حاجة عملية معينة ؛ فتتلف دون الرجوع إلى لجنة الإتلاف.

المادة الحادية عشرة:

يعمل المركز الوطني - بالتعاون والتنسيق مع الأجهزة الحكومية - على تصميم نماذج للأعمال الإدارية المتماثلة التي تؤديها وحداتها الإدارية، ووضع  التصنيف والترميز المناسب لها، والتعليمات اللازمة لاستخدامها، واعتبارها نماذج موحدة في التطبيق والإجراءات، ويزود المركز الأجهزة الحكومية بتلك النماذج وما يتعلق بها بعد إقرارها، ويستثنى من ذلك نماذج الأعمال التي تعدها وتقرها وزارة الخدمة المدنية، وكذلك نماذج أعمال الوثائق التي يعدها ويقرها المركز.

المادة الثانية عشرة:

مع مراعاة قواعد الحفظ في ملفات الموظفين - الواردة في البند (رابعا) من لائحة الحفظ - تنظم الوثائق الخاصة بالموظف وفقا لما يأتي:

1. تصنف الوثائق في الملف الإلكتروني أو الورقي بحسب الفئات الآتية:
   الفئة الأولى: وثائق التدرج الوظيفي ، وتتضمن وثائق التعيـين والترقية ونهاية الخدمة وبيان الخدمة وما يرتبط بها من وثانق.
   الفئة الثانية: وثائق العلاوات والمكافآت والبدلات والتعويضات.
   الفئة الثالثة: وثائق حركة الموظف كالنقل والتكليف والندب والإعارة.
   الفئة الرابعة: وثائق الإجازات على اختلاف أنواعها.
   الفئة الخامسة: وثائق الأداء والسلوك الوظيفي كالتقارير وخطابات الشكر أو العقوبات التأديبية ونحو ذلك.
   الفئة السادسة: وثائق إعداد وتأهيل الموظف، التي تتعلق بالتدريب والدراسة.
   الفئة السابعة: وثائق مشاركات الموظف في الاجتماعات والمؤتمرات والحلقات واللجان وفرق العمل ونحوها.
   الفئة الثامنة: الوثائق الأخرى المتعلقة بالموظف التي يتطلب حفظها في ملفه

2. ينظم ملف الموظف (الورقي) وفقا لما يأتي:
   أ- تدون أسماء الفئات المشار إليها في الفقرة (١) من هذه المادة في قائمة تثبت على الغلاف الأول للملف من الداخل، ويعطى كل منها رقما خاصا به بحسب ترتيبها التسلسلي الذي تثبت به في بطاقة فاصل الملف.
   ب- تحفظ وثائق الموظف بحسب هذه الفئات ويفصل بينها بفواصل يوضح عليها رقم فئة الوثائق التي تحفظ تحته.
   ج- يوضع تحت كل فاصل فهرس تسجل فيه وثائق الفئة المتعلقة بـه بدءا بأقدم الوثائق، ويتضمن الفهرس عددا مسلسلا ورقم الوثيقة وتاريخها ومصدرها وعدد مرافقاتها وموضوعها ومدة حفظها ورقم بيان إتلافها وتاريخه.
   د- تنظم الوثائق تحت كل فاصل - بعد الفهرس - بحسب التسلسل الزمني لتاريخها، بحيث يكون الأقدم أسفل والأحدث أعلـى، ويدون على الوثيقة رقم تسلسلها في الفهرس الخاص بها، ويثبت هذا التسلسل في الزاوية اليمنى العليا خلف الوثيقة.
   هـ-  تنظم ملفات الموظفين تبعا للأحرف الهجائية للاسم.
   و- تستخرج من ملف الموظف أثناء مدة خدمته الوثائق التي انتهت مدة حفظها بموجب قوائم مدد الحفظ، وتتلف وفقا للإجراءات المحددة بلائحة الإتلاف.
   ز- يسترشد بتنظيم ملف الموظف عند تطبيق الملف الإلكتروني لوثائق الموظف وبما يتناسب مع التنظيم الإلكتروني.

المادة الثالثة عشرة:

يعد المركز الوطني دليلا موحدا لتصنيف الوثائق والمحفوظات الإدارية المتعلقة بنشاطات الوظائف الإدارية المشمولة بهذه اللائحة، وفقا لما جاء في الخطة الموحدة للتصنيف والترميز.

المادة الرابعة عشرة:

تشمل الوثائق والمحفوظات الإدارية نشاطات الوظائف الإدارية الآتية:

1. وثائق الموارد البشرية: وهي الوثائق التي ينفذ بموجبها كل ما يتعلق بالوظيفة والموظف، بما في ذلك إجراءات التعيين والتعاقد، وصرف الرواتب والمكافآت، ومنح العلاوات والحوافز، والإجازات، والترقية، والنقل والإعارة والندب والتكليف، وإنهاء الخدمة ، وإعداد مشروع ميزانية الباب الأول، والتشكيلات الإدارية، وإجراءات تقارير الكفاية، وتسجيل الوظيفة وحركة الوظيفة، ونحو ذلك.

2. وثائق التطوير الإداري: وهي الوثائق التي تنفذ بموجبها أعمـال التطوير والتنظيم الإداري في الجهاز الحكومي وفروعه، يشمل ذلك دراسة وتوحيد إجراءات العمل، وتحديد المهمات والصلاحيات، والهياكل التنظيمية والوظيفية، واحتياجات منسوبي الجهاز الحكومي من تدريب أو تأهيل، وإلحاقهم بالدورات التدريبية، ودراسة احتياجات الجهاز الحكومي من الوظائف والموظفين، ونحو ذلك.

3. وثائق الاتصالات الإدارية: وهي الوثائق التي توثق بموجبها الأعمال الواردة أو الصادرة، وما يلحق بها من بيانات تسليم وتسلم، ونحو ذلك.

4. وثائق العلاقات العامة والإعلام: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تنفيذ برامج النشاطات الإعلامية والثقافية والتوعوية والاجتماعية، ومتابعة ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة عن الجهاز الحكومي والرد عليها، واستقبال الزوار والوفود، ونحو ذلك.

5. وثائق الخدمات: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تقديم الخدمات اللازمة لمبنى الجهاز الحكومي والعاملين فيه، ومنها حركة السيارات والمواقف، وتنفيذ صيانة وتشغيل المبنى ومرافقـه ونظافته والإشراف عليها، ونقل وإيصال الطرود والمواد الأخرى الخاصة بالجهاز الحكومي، ونحو ذلك.

6. وثائق الأمن والسلامة: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تنظيم أعمال الحراسة الأمنية للمبنى ومرافقه، وتوفير وسائل السلامة لحماية المرافق من الكوارث أو السرقات أو التعديات، ونحو ذلك.

7. وثائق إعداد الأنظمة والاستشارات القانونية: وهي الوثائق التي بموجبها يتم إبداء الرأي القانوني للجهاز الحكومي في مسألة معينة، أو إبداء رأيه حيال قضية مقامة منه أو ضده، أو إجراء دراسة أو بحث لمعالجة موضوع محدد، أو صياغة العقود ومراجعتها، أو إعداد أو دراسة الاتفاقيات والأنظمة واللوائح والتعليمات التنظيمية الخاصة بها، وتعديلاتها، أو تفسيرها، ونحو ذلك.

8. وثائق المتابعة الإدارية: وهي الوثائق التي بموجبها يتم إجراء التحقيق في المخالفات التي ترتكب في الجهاز الحكومي، متابعة أسباب القصور أو التهاون في أداء العمل، ومراقبـة و أوقات الدوام، ونحو ذلك.

9. وثائق مركز الوثائق: وهي الوثائق التي بموجبها يتم جمع الوثائق والمحفوظات والمطبوعات والمنشورات الخاصة بالجهاز الحكومي، وتنظيمها والمحافظة عليها وتسهيل الوصول إليها، وإتلافها أو ترحيلها، ونحو ذلك.

10. وثائق التخطيط: وهي الوثائق التي بموجبها تتم دراسة وإعداد الخطط الاستراتيجية اللازمة لرفع كفاية الجهاز الحكومي، وتحديد احتياجاته في الميزانية من المباني والمشروعات والوظائف لسنوات قادمة، ونحو ذلك

11. وثائق تقنية المعلومات: وهي الوثائق التي بموجبها تتم عمليات التحليل وجمع المعلومات وتصميم البرامج الحاسوبية، وتوفير الأجهزة والأنظمة البرمجية التي يتحقق بها ميكنة عمل الجهاز الحكومي وتطويره، وصيانة وتشغيل الشبكات والأجهزة الحاسوبية، ونحو ذلك.

12. وثائق الترجمة: وهي الوثائق التي تترجم بموجبها الوثائق والمطبوعات التي تدخل في اختصاص وأعمال الجهاز الحكومي، ونحو ذلك.

13. وثائق الإحصاءات: وهي الوثائق التي بموجبها يتم جمع المعلومات الإحصائية والبيانات والتقارير النهائية، المتعلقة بأعمال الجهاز الحكومي، ونحو ذلك.

14. وثائق التشغيل والصيانة: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تنفيذ أو متابعة أعمال صيانة وتشغيل مباني ومرافق الجهاز الحكومي، ونحو ذلك.

15. وثائق الإسكان: وهي الوثائق التي بموجبها يتم الإشراف على المباني المخصصة لإسكان منسوبي الجهاز الحكومي، من حيث تجهيزها وتوزيعها وصيانتها وحراستها، ونحو ذلك.

16. وثائق العقارات والمباني والمرافق: وهي الوثائق المتعلقـة بالعقارات المرتبطة بالجهاز الحكومي من أراض ومبان
    ومرافق، ونحو ذلك.

17. وثائق الطباعة: وهي الوثائق التي بموجبها تتم عمليات طباعة المطبوعات والنشرات والمجلات التي تخص الجهاز
    الحكومي، وتحديد احتياجات الطباعة من المواد والأدوات والأجهزة اللازمة، ونحو ذلك.

18. وثائق المكتبات: وهي الوثائق التي يتم بموجبها جمع واقتناء الكتب والمطبوعات ومصادر المعلومات الأخرى وإعارتها، وتأمين ما يلزم لها من أدوات وتقنيات، ونحو ذلك.

19. وثائق المجالس والهيئات واللجان: وهي الوثائق التـي يتم بموجبها ترشيح وتشكيل أعضاء المجالس واللجان وتحديد مواعيد وجداول أعمال الاجتماعات، وانتهاء مدة عضويتهم، وما يصدر عنها من محاضر وتوصيات وقـرارات، ونحو ذلك.

20. وثائق الندوات والمؤتمرات : وهي الوثائق التـي بموجبها يتم إقامة ندوة أو مؤتمر، وتحديد مجاوره، والدعوة إليه، والمشاركة فيه. أو المتعلقة بالمشاركة في الندوات والمؤتمرات المحلية والخارجية والتوصيات والمقررات التي تنتج من هذه الفعاليات، والمحاضرات التـي تلقى فيها، ونحو ذلك.

21. وثائق التدريب والابتعاث: وهي الوثائق التي بموجبها يتم رفع مستوى الموظف العلمي والعملي من خلال إلحاقه بدورات تدريبية، أو ابتعاثه في الداخل أو الخارج، ونحو ذلك.

المادة الخامسة عشرة:

تكون مدد حفظ الوثائق والمحفوظات الإدارية المحددة فـي المادة (الرابعة عشرة) على النحو المبين في الجدول الملحق بهذه اللائحة.
 

أولا: القواعد العامة

المادة (١) 

يقصد بالوثائق: أوعية المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي، أو استقبلها لتحقيق غاية معينة، ولايزال العمل الرسمي في حاجة إليها.

المادة (٢) 

يقصد بالمحفوظات: أوعية المعلومات التي أنتجها الجهاز الحكومي أو استقبلها لتحقيق غاية معينة وانتهت قيمتها العملية وثبت لها قيمة ثقافية تستدعى حفظها حفظا دائما.

المادة (٣) 

تقسم الوثائق من حيث مدة الحفظ إلى نوعين: -

1. وثائق دائمة الحفظ لا يجوز إتلافها، وهي التي لا يستغنى عنها لحاجة العمل أو حاجة البحث العلمي.

2. وثائق مؤقتة الحفظ يجوز إتلافها، وهي التي تتناقص قيمتها مع مرور الزمن حتى تنعدم.

المادة (٤) 

يحفظ حفظا دائما الوثائق التالية: -

أ - الوثائق التي تثبت أملاك الدولة الخاصة.

ب ـ الوثائق التي تثبت أملاك الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين.

ج - الوثائق التي تحفظ حقوق الدولة الطبيعية والقانونية الدائمة تجاه الدول والأشخاص.

د ـ الوثائق التي تثبت حقوق الأشخاص تجاه الدولة والغير.

هـ - الوثائق التي تؤرخ لوجود الأجهزة الحكومية وترصد تطورها الوظيفي والإداري، مثل: -

1. أنظمتها ولوائحها الداخلية.

2. قراراتها التنظيمية.

3. سياساتها وخططها وبرامجها.

4. ميزانياتها وحساباتها الختامية.

5. إجراءاتها الإدارية.

6. تنظيماتها الإدارية وأدلتها التنظيمية.

7. التقارير المهمة.

8. الإحصائيات.

9. مخططاتها المعمارية وتصاميمها الهندسية ومواصفاتها.

10. مخططات ومواصفات المرافق العامة.

11. الأحكام القضائية.

12. الفتاوى الاجتهادية ومنها قرارات الهيئات العلمية الشرعية وقرارات المجامع الفقهية.

13. الوثائق الأخرى التي تثبت تاريخ المملكة وتطورها السياسي والاجتماعي والاقتصادي والتعليمي والعلمي والإداري.

المادة (٥) 

تسلم جميع وثائق الأجهزة الحكوميـة التي قبل ١٣٧٣/١/١ للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، بعد انتهاء قيمتها العملية، وفقا للائحة الترحيل، باعتبارها وثائق تاريخية.

المادة (٦) 

تحفظ الوثـائق النشطة في وحدة الحفظ النشط، وتحفظ الوثائق غير النشطة في وحدة للحفظ الوسيط بالجهاز الحكومي.

المادة (٧) 

يحتفظ كل جهاز حكومي بمسلسل خاص لكل نوع من الأنواع الصادرة عنه، ويتكون هذا المسلسـل من صور للأصول الموقعة وفقا لما يحدده المركز.

المادة (٨) 

إذا الغي استخدام أي نوع من أنواع الوثائق، فلا يترتب على هذا الإلغاء إتلاف ما يوجد منه في الحفظ، وإنما يلتزم بـالمدة الواردة فـي قوائم مدة الحفظ.

المادة (٩) 

تجهز غرف وقاعات مناسبة للحفظ.

المادة (١٠) 

تعد جهة الحفظ وسائل البحث كالفهارس والكشافات، التي ترشد إلى الوثيقة المطلوبة بالمداخل المناسبة.

المادة (١١) 

أيحدد أماكن خاصة لوسائل البحث اليدوية المتعلقة بوثائق كل وحدة إدارية أو جهة أو جهاز حكومي، وفى حال استخدام أجهزة الحاسب الآلي، تفي رموز هذه التنظيمات الإدارية بالغرض.

ثانيا: قواعد حفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ.

المادة (١٢) 

تحفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ في حوافظ خاصة تصمم لهذا الغرض، وذلك لحمايتها من الرطوبة والغبار والأشعة المباشرة، ومن كل ما يعرضها للتلف.

المادة (١٣) 

ترمم هذه الأصول وتعقم قبل إدخالها في حوافظها.

المادة (١٤) 

ترتب هذه الأصول وتثبت وتودع في حوافظها، دون حاجة لخرم أطرافها أو ما يعرض بعض أجزائها للتلف.

المادة (١٥) 

تودع حوافظ الأصول في خزائن أمنية مضادة للحريق، وتوضع في أماكن آمنة.

المادة (١٦) 

تصور هذه الأصول على أحدث وسائل الحفظ المقاومة التلف، كالتصوير الضوئي على أسطوانات الليزر.

المادة (١٧) 

يحفظ أصل هذه الصور ونسخ منها في أماكن مختلفة مناسبة يتحقق فيها الأمن والسلامة.

ثالثا: قواعد الحفظ في ملفات الموضوعات.

المادة (١٨) 

يفتح ملف لكل موضوع حسب دليل التصنيف، وبحدد تاريخ فتحه بتاريخ أول معاملة تحفظ فيه.

المادة (١٩) 

بوضع رمز الموضوع على كعب الملف وعلى كل معاملة تحفظ بداخله.

المادة (٢٠) 

يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحة يدويا وآليا.

المادة (٢١) 

إذا كانت الموضوعات الفرعية للموضوع الأساسي قليلة الأوراق، توضع بملف واحد، ويفصل بين موضوعاتها بفو أصل بلاستيكية، لكل فاصل منها بروز يوضع عليه رمز الموضوع الفرعي، كما تثبت رموز الموضوعات الفرعية على كعب الملف.

المادة (٢٢) 

تدمى الأوراق داخل الملف ببطاقات مقواه تحت المعاملات وأعلاها.

المادة (٢٣) 

يحدد مقاس موحد لخرم الأوراق المسموح بخرمها في جميع الأجهزة الحكومية.

المادة (٢٤) 

تخرم المعاملات بصورة تتضمن المحافظة على كل الأوراق وسلامة

المادة (٢٥) 

يتم الخرم من الناحية اليمنى من المعاملـة في الهامش المخصص لهذا الغرض.

المادة (٢٦) 

ترتب المعاملات داخل الملف تصاعديا حسب تواريخ وأرقام قيود الصادر والوارد، حيث يكون الأقدم أسفل والأحدث أعلى.

المادة (٢٧) 

لا يزيد عدد محتويات الملف من الوثائق عن القدر المناسب، ويحدد تاريخ قفل الملف على كعبه بتاريخ أخر معاملة حفظت فيه.

المادة (٢٨) 

لا يحفظ بالملف إلا المعاملات التي بت في موضوعها.

المادة (٢٩) 

يعمل لهرس لمحتويات كل ملف أو كل جزء من أجزاء الملف، إذا كان الملف يتكون من عدة أجزاء.

المادة (٣٠) 

ترقم المعاملات داخل الملف بذات الأرقام التي تعطى لها في فهرس الملف، ويوضع هذا الرقم في مكان محدد لا يؤثر على شكل المعاملة، ويكون واضحا.

المادة (٣١) 

يوضع دليل لتحديد أماكن الملفات، يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورقم الملف، بحيث يمكن التعرف على مكان كل معاملة، ويكون ذلك يدويا، آما يعمل آليا بالحاسب الآلي ، بعد إعداد البرنامج اللازم وإدخال المعلومات فيه.

المادة (٣٢) 

تتم حماية الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف.

المادة (٣٣) 

تصور الوثائق مؤقتة الحفظ التي يزيد عمرها الزمنى على عشرين عاما، على أحدث وسائل تصوير الوثائق، كالتصوير الضوئي، وتربط هذه الصور بالحاسب الآلي.

المادة (٣٤) 

يستخرج نسخ إضافية من هذه الصور وتحفظ في أماكن مختلفة مناسبة يتحقق فيها الأمن والسلامة.

رابعا: قواعد الحفظ في ملفات الموظفين.

المادة (٣٥) 

يفتح ملف لكل موظف حسب قواعد تصنيف ملفات الموظفين.

المادة (٣٦) 

يوضع رقم ملف الموظف على الملف وعلى المعاملات التي تحفظ بداخله.

المادة (٣٧) 

يحصر الملف عند فتحه في سجل الملفات المفتوحة يدويا وآليا.

المادة (٣٨) 

يقسم ملف الموظف من الداخل إلى عدة أقسام تبعا لاختلاف الموضوعات المحفوظة بداخله، ويكون على كل موضوع فاصل له بروز عليه اسم الموضوع.

المادة (٣٩) 

ترتب ملفات الموظفين حسب ترتيب أرقامها، والوضع في جوارير خاصة بها.

المادة (٤٠) 

يوضع على كل جارور رقم أول وأخر ملف فيه.

المادة (٤١) 

لا يتم حفظ المعاملة بالملف إلا بعد التأكد من استكمال الإجراءات الإدارية .
 

المادة (١) 

تتم عمليات ترحيل الوثائق والمحفوظات وفقا للوائح الحفظ وقوائم مدده.

المادة (٢) 

تجهز الوثائق أو المحفوظات لأغراض الترحيل وفقا لما يلي: 

2/1 يوضع كل نوع من أنواع الوثـائق والمحفوظات في حافظات مناسبة له، تحمل رمزا خاصا به وفقا لخطة تصنيف وترميز الوثائق.

2/2 يعد بيان بالوثائق أو المحفوظات التي تحتوي عليها كل حافظـة وفقا لنماذج الترحيل المرافقة.

2/3 توضع كل مجموعة من الحافظات ذات النوع الواحد من الوثائق في صندوق خاص بها يصمم بالتفاهم مع المركز الوطني، ويعد بيان بمحتويات كل صدوق وفقا لنماذج الترحيل المرافقة.

2/4 يعطى مسلسل خاص لبيانات ترحيل وثائق كل وحدة إدارية مختصة.

2/5  يبدأ أول رقم في مسلسل بيانات الترحيل مع أول عملية ترحيل لوثائق الوحدة الإدارية.

2/6 يوضع رقم مسلسل الترحيل على جميع نماذج الترحيل المستخدمة في العملية الواحدة.

2/7 يعطى مسلسل خاص لأرقام صنـاديق كل نوع من أنواع وثـائق الوحدة الإدارية الواحدة ، وفقا لنماذج الترحيل المرافقة.

2/8 بوضع على كل صندوق بطاقة خاصة توضح اسم الجهاز الحكومي الذي تتعلق به هذه الوثائق، ورمزه، ومركز الوثـائق المختص ورمزه والوحدة الإدارية المختصة ورمزها ورقم الصندوق ورقم بيان الترحيل وموضوع الوثائق التي يحتوي عليها الصندوق وفترتها الزمذية ، وفقا لنماذج الترحيل المرافقة.

2/9 ترتب الصناديق المرحلة في الجهة المتسلمة وفقا لترتيب أرقام الصناديق المتسلسلة.

2/10 يراعى أن تكون محتويات الصناديق غير متداخلة من الناحية التاريخية فنكون محتوياتها محددة لأعوام كاملة أو شهور ، مما يسهل العثور على الوثائق المطلوبة.

2/11 ترحل الوثائق أو المحفوظات مع نسخة من وسائل البحث عنها.

المادة (٣) 

تبدأ عمليات تجهيز الوثائق أو المحفوظات للترحيل قبل نهاية العام بشهرين.

المادة (٤) 

نتم عمليات الترحيل بين الوحدات الإدارية بالجهاز خلال شهرين من بداية العام الجديد .

المادة (٥) 

تتم عمليات الترحيل من مركز الوثائق بالجهاز للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات وفقا لجدول زمني يتفق عليه.

المادة (٦) 

تشكل لجان الترحيل من أربعة أعضاء اثنان من الجهة المسلمة واثنان من الجهة المتسلمة.

المادة (٧) 

تقوم لجنة الترحيل بتطبيق الوثائق والمحفوظات والملفات والصناديق على بياناتها المكونة من نسختين والتوقيع عليها واحتفاظ كل جهة بنسختها.

إيضاحات إرشادية لتعبئة نماذج الترحيل :

1. رقم بيان الترحيل: يقصد به الرقم المخصص للدفعة المرحلة.

2. الوحدة الإدارية المختصة: يقـصد به اسم الوحدة الإدارية التي انتجت هذا النوع من الوثائق أو عهد به إليها.

3. أنواع وثائق الوحدة الإدارية: يحدد به أنواع الوثائق وفقا النشاطات التي تمارسها الوحدة الإدارية مثل مسيرات الرواتب، بطاقـات التأدية، سجلات الوارد، مسلسلات الصادر ، مذكرات الإدخال أو الإخراج.

4. العنوان الإيضاحي للجدول: يدون في هذا العنوان رقم الملف أو الصندوق المرحل واسم الجهة المرحلة واسم الجهة المرحل اليها وتاريخ الترحيل.

5. موضوع المعاملة: يدون فيه اسم الوثيقة واسم صاحبها (فردا أو شركة أو تنظيم) والموضوع الذي تتعلق به.

6. رقم المعاملة: يقصد به رقم الصادر أو القيد الذى حفظت على أساسه المعاملة.

7. نوع الوعاء : يقصد به المادة والشكل اذى يكون عليه وعاء الوثيقة مثل كونه أوراق أو بطاقة أو مجلد أو خارطة أو ميكروفيلم وغير ذلك .

8. حالة الوثيقة: يقصد به بيان حالة وعاء الوثيقة، من حيث كونه بحالة ممتازة أو جيده أو رديئة أو ممزقه وكونه كاملا أو ناقصا.

9. الفترة الزمنية للملف : يدون فيه تاريخ فتح الملف وتاريخ إقفاله .

10. محتويات الصندوق: يوضح بها نوع الوثائق التي يشتمل عبيها الصندوق.

11. رقم الصندوق؛ يتكون رقم الصندوق من رقم نوع وثائق الوحدة ومسلسل الصناديق التي تحتوي على ذلك النوع من الوثائق.
     

المادة (١) 

يشكل في كل جهاز حكومي لجان تقويم للوثائق نتكون من: -
أ ـ مدير الوحدة الإدارية المختصة بالجهاز.
ب ـ مدير مركز الوثائق بالجهاز.
ج -مختص بالتنظيم الإداري بالجهاز.
د ـ مختص بالأنظمة بالجهاز.
وللجنة الاستعانة بمن تراه من المختصين.

المادة (٢) 

تعمل اللجان تحت إشراف اللجنة الدائمة لوثائق التي يرأسها وكيل الجهاز.المادة (٣) تحدد كل لجنة أسماء أنواع الوثـائق التي تختص بتقويمها والعمر الزمنى الذي تقدره لكل منها، والمدة التي تكون فيها الوثيقة نشطة أو غير نشطة.

المادة (٤) 

توضع هذه الأسماء في قوائم تتكون من الحقول التالية: -

أ-عدد
ب -اسم الوثيقة.
ج -وصفها.
دـ شكل وعاء الوثيقة.
هـ - فئة الحفظ .
و - مكان حفظها بصدفة عامة .
زـ بداية الحفظ.
حـ -مدة الحفظ ومكانه في الجهاز.

وذلك وفقا لنموذج التقويم رقم (١) وتعليماته.

المادة (٥) 

نقوم كل لجنة بالتقويم اللازم للوثائق التي تدخل في نطاق عملها مع مراعات ما ورد بالمادة (٤) من لائحة الحفظ، والأنظمة والتعليمات والعقود التي تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية لأجهزة الدولة.

المادة (٦) 

تعتمد بيانات التقويم من الجنة الدائمة للوثائق بالجهاز ممثلة في الوكيل، بعد إعداد محضر من اللجنة الدائمة بالموافقة على التقويم.

المادة (٧) 

ترسل البيانات والمحضر الى المركز الوطني لوثائق والمحفوظات.

المادة (٨) 

يشكل المركز الوطني لوثائق والمحفوظات لجانا مختصة لدراسة هذه البيانات وفقا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه، وإعداد قوائم مدد الحفظ ومكانه وبدايته.

المادة (٩) 

تصدر هيئة إدارة المركز الوطني لوثائق والمحفوظات بعد التشاور مع الجهة أو الجهات المعنية قوائم نوعية بمدد الحفظ ومكانه وبدايته.

المادة (١٠) 

الوثائق التي لم يرد لها ذكر في قوائم مدد الحفظ يكتب عنها لمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لاتخاذ ما يلزم لإضافتها الى هذه القوائم.

المادة (١١) 

تقدر أعمار الوثائق بالسنين، ويبدأ حساب السنة من بداية السنة التالية للواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة.

المادة (١٢) 

يحتسب عمر الوثيقة بالسنة الهجرية التي تبدأ مع بداية شهر محرم وتنتهي بنهاية شهر ذي الحجة.

المادة (١٣) 

الوثيقة التي يتقرر إلغاء استخدامها من العمل وتزال من الملفات لانتهاء مدة حفظها، يتم حذفها من الطبعات الجديدة لقوائم مدد الحفظ.

المادة (١٤) 

يقع على الجهاز الحكومي مسؤولية تحديد القيمة العملية لوثيقة، وللجهاز بعد تحديدها أن يطلب إطالة مدة حفظ الوثيقة أو تقصيرها، وعلى المركز إخاذ ما يلزم وإشعار من يعنيه الأمر بالنتيجة.

المادة (١٥) 

يقع على المركز الوطني لوثائق والمحفوظات مسؤولية تقويم القيمة التاريخية الوثيقة، وله في سبيل ذلك أن يستعين بالمختصين في ذلك.

تعليمات تعبئة استمارة حصر أنواع الوثائق

أولا: إيضاحات عامه: -

1. يقصد بالوثيقة في هذه الاستمارة أي وعاء للمعلومات أنتجته الوحدة الإدارية المختصة أو استقبلته لتحقيق متطلبات العمل بها، مهما كانت قيمتها أو أهميتها أو نوعها.

2. تحفظ الوثائق موقتة الحفظ في الجهاز الحكومي.

3. تحدد مدة الحفظ بالسنة.

4. يبدأ احتساب سريان مدة الحفظ من بداية السنة الهجرية التالية لواقعة التي تحدد بداية عمر الوثيقة.

5. يقصد بمدة الحفظ المدة التي يبدا سريانها بعد البت النهائي في موضوع الوثيقة، فإذا كان الموضوع لايزال في أخذ ورد، فإن أساس المعاملة يعاد دائما للوحدة المختصة حتى يتم البت النهائي فيها.

6. المعني بالتقويم هي أصول الوثائق أو النسخ التي تحل محلها عندما تبعث الأصول خارج الجهاز.

7. النسخ التي تزود بها الوحدات الإدارية المختصة للعلم، يتم التخلص منها بعد فترة محددة تقدرها الإدارة حتى لا تتراكم هذه النسخ لديها ويكون هناك ازدواج في الحفظ ويقوم بالحفظ من ادس معنيا به.

8. النسخ التي تزود بها الوحدة الإدارية للعمل بها تعتبر من أدوات العمـل وليست للحفظ وتستطيع الوحدة الإدارية الحصول على نسخة بديله إذا تلفت النسخة الاولى.

ثانيا: إرشادات تعبئة الحقول: -

الحقل رقم (١) 

يدون فيه اسم الجهاز الح

كومي الذي أنتج الوثائق أو احتفظ بها ورمزه.

الحقل رقم (٢) 

يدون فيه نوع النشاط الذي نتجت عنه هذه الأنواع من الوثـائق كنشاط شئون الموظفين ونشاط العلاقات العامة.

الحقل رقم (٣) 

يدون فيه اسم الوحدة الإدارية التي تزاول هذا النشاط مثل قسم كذا أو شعبه كذا أو إدارة كذا.

الحقل رقم (٤) 

يدون فيه رقم متسلسل يحدد عدد أنواع الوثائق التي تنتجها أو تستقبلها -لمتطلبات العمل -الوحدة الإدارية المختصة لمزاولة نشاط معين.

الحقل رقم (٥) 

يدون فيه اسم الوثيقة الذي تعرف به، فإذا لم يكن لها اسم محدد فيوضع لها اسم يعبر عن حقيقتها كما ترى ذلك اللجنة المختصة، مما يساعد على توحيد مسميات وثائق الأعمال المتماثلة ذات السمات المشتركة.

ومن أمثلة الوثائق ذات الأسماء المحددة:

1. قرار التعيين.

2. إشعار المباشرة.

3. سجل الوارد.

4. أمر اعتماد الصرف.

الحقل رقم (٦) 

يدون فيه وصف لوثيقة يمكن من خلاله التعرف عليها وعلى الغرض الذي أنشأت من أجله والالتزامات النظامية والمالية والقيمة التاريخية التي يمكن أن تمثلها هذه الوثيقة، مما يساعد في التعرف على قيمة الوثيقة وتحديد مدة حفظها مثال ذلك: -

1. قرار تعيين: يوصف بأنه نموذج يتضمن تعيين موظف على وظيفة محددة بالجهاز وفقا للأنظمة.

2. سجل وارد: يوصف بأنه سجل لحصر وتوثيق المعاملات الواردة لجهاز أو الوحدة المختصة خلال مدة زمنية محدده.

3. تقرير طبي: يوصف بأنه نتائج فحوصات وتحاليل طبيه مدونة بشكل معين وصادرة عن جهة مختصة تثبت الحالة الصحية لشخص ما.

الحقل رقم (٧) 

يحدد فيه مادة وعاء الوثيقة كأن تكون معاملات ورقية، خرائط، رسومات، بطاقات، استمارات، مجلدات، كتب، أشرطة صوتيه أو مرئية أو مسموعة، أشرطة ميكرو فيلم، ميكرو فيش، اخرى اتحدد

الحقل رقم (٨) 

تحدد فيه فئة الحفظ المقترح للوثيقة إما أن يكون حفظها دائما أو مؤقتا.

الحقل رقم (٩) 

تختار اللجنة المختصة المكان الذي ترى مناسبته لحفظ كل نوع من أنواع الوثائق وهو إما أن يكون في الجهاز الحكومي أو في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو فبهما معا.

الحقل رقم (١٠) 

يدون فيه بداية مرحلة الحفظ التي تراها الجنة المختصة.

الحقل رقم (١١) 

ويختص بتحديد أمكنة ومدد الحفظ فـي الجهاز، وقد وضع لذلك ثلاثة اختيارات: -

الأول: مدة الحفظ النشط في الوحدة الإدارية المختصة: إذا كانت اللجنة ترى ضرورة حفظ الوثيقة لدى الوحدة الإدارية فترة زمنيه معينة، فتحدد هذه المدة في الحقل المخصص.

الثاني: مدة الحفظ النشط بمركز الوثائق بالجهاز: إذا كانت الجنة ترى حفظ الوثيقة خارج الوحدة التي أنتجتها في الوقت الذي يكون فيه الطلب عليها محتملا بين وقت وآخر، فتحدد هذه المدة في الحقل المخصص.

الثالث: مدة الحفظ غير النشط بمركز الوثائق بالجهاز: ويكون ذلك حين يصبح الطلب على الوثيقـة قليـلا أو نـادرا، وتحدد اللجنة المدة التي تراها في الحقل المخصص لذلك.