نبذة:

تعد الإدارة العامة للتخطيط والميزانية من الإدارات المهمة بالجامعة وهي جهة إدارية داخلية مستقلة ترتبط مباشرة بمعالي رئيس الجامعة إذ يكمن دورها في إعداد خطط التنمية للجامعة، ووضع البرامج الزمنية المتعلقة بتنفيذها، وإعداد التقارير المتعلقة بأنشطتها، وإنجازاتها، والاعتناء بكل ما يتعلق بالبيانات الإحصائية، وإجراء التحليل الإحصائي المناسب لها؛ لتقديمه للجهات المستفيدة منها.
وتعد الإدارة مشروع الميزانية السنوية حسب احتياجات الجامعة، وما يكفل تحقيق رؤيتها ورسالتها وتجسيد أهدافها في الواقع.
وهي تنسق مع الإدارات المختصة فيما يخص المشاريع لمناقشتها، ومن ثم إدراجها ضمن ميزانية الجامعة، وإعداد خطة صرف مناسبة لها، إلى جانب القيام بأية أعمال أخرى توكل إليها وتدخل في مجال اختصاصاتها.

الرؤية: 

أن تكون الإدارة العامة للتخطيط والميزانية مصدرًا للعمل المؤسسي وتقديم أفضل الممارسات الإدارية والمالية.

الرسالة: 

تسعى الإدارة إلى إحداث تطور ملموس في النظام المالي على مستوى الجامعة وتحقيق كفاءة الإنفاق والاستفادة القصوى من الميزانيات لصناعة القيمة المضافة لجميع وحدات الجامعة.

الأهداف: 

تتمحور أهداف الإدارة حول جانبين هما حلول لإشكاليات قائمة بالإضافة إلى تطوير للعمل القائم.

1ـ التركيز على البيانات وجودتها.

2ـ التحول إلى منهجية إدارة المشاريع pmp (هنا نذكر تعاون اللجنة مع لجنة مبادرات الخطة الاستراتيجية).

3ـ إصدار تقارير مالية دورية متنوعة.

4ـ وضع مؤشرات قياس الأداء.

5ـ تفعيل جانب العلاقات للإدارة.

1. الالتزام بأسمى القيم الأخلاقية والتحلي بخصال الأمانة والإخلاص.

2. الشفافية: توفير البيانات والمعلومات والإفصاح عنها إلكترونيًا لذوي الاختصاص بشكل متكامل ودقيق وفي الوقت المناسب.

3. الاحترام: حسن الخلق والاحترام والتقدير للجميع.

4. التعاون: العمل بروح الفريق بين منسوبي الإدارة والقطاعات ذات العلاقة بالشطرين.

5. الجودة والتطوير: الالتزام بجودة الأداء ودقة التنفيذ والتقويم المستمر في جميع أعمالنا الإدارية والمالية والتشغيلية وميكنة الإجراءات.

6. استدامة الموارد: المحافظة على استمرارية مكتسبات الجامعة ومواردها المؤسسية مثل الموارد (البشرية والمالية والمادية والتقنية والبيئية التي تدعم تنفيذ السياسات وتحقق كفاءة الإنفاق في إطار ميزانية الدولة).

• تلقي ميزانية الجامعة من وزارة المالية وتلخيصها وعرضها لمعالي رئيس الجامعة لاعتمادها.

• إعداد الضوابط والسياسات التي تسهم في تحقيق كفاءة الإنفاق ورفع الكفاءة التشغيلية بقطاعات الجامعة.

• تبليغ كافة قطاعات الجامعة بتعليمات وسياسات الميزانية الواردة من وزارة المالية بعد اعتمادها للعمل بها.

• إعداد مشروع الميزانية السنوية بما يتماشى مع الخطة الاستراتيجية طبقًا لقواعد إعداد الميزانية ونماذجها التي تصدر من وزارة المالية.

• نشر وزيادة الوعي بدور مركز كفاءة الإنفاق وتنفيذ ميزانية الجامعة في حدود الأسقف المعتمدة من ميزانية الدولة وفق لوائح وأنظمة وزارة المالية بما يتماشى مع رؤية المملكة 2030

• برمجة النفقات العامة من الميزانية السنوية المعتمدة للجامعة بناءً على تصنيفات وزارة المالية ووفقًا لاعتماد كل نفقة.

• دراسة وتحليل تفاصيل الإنفاق والممارسات التشغيلية والرأسمالية بالجامعة لتحديد فرص تحقيق كفاءة الإنفاق وتحديد العجز والوفورات المترتبة عليها في ميزانية الجامعة.

• المساهمة الفعالة مع كافة قطاعات الجامعة لدراسة احتياجات القطاعات المختلفة من النفقات ووفق أولوية الاحتياج.

• التنسيق مع الإدارات والوحدات المختصة بالجامعة في دراسة ما تدعو الحاجة إليه من اعتمادات مالية.

• المتابعة على تفاصيل الإنفاق من الميزانية المعتمدة وذلك من خلال الوسائل الإلكترونية.

• منح الصلاحيات واعتماد العقود والتعميدات والمناقلات المالية من خلال الأنظمة التقنية الداخلية والخارجية.

• رفع تقارير دورية عن الإنجازات والمعوقات وتحديد متطلبات العمل.

• إعداد قرارات المناقلات والتعزيزات وفق الأنظمة المبلغة للجامعة من وزارة المالية في مجال الميزانية.

• إعداد جداول وبيانات التنفيذ للارتباطات المالية على ضوء ما هو معتمد في الميزانية وحسب مراكز التكلفة المعتمدة لكل قطاع من قطاعات الجامعة.

• تنفيذ الخطط المالية للجهات بالجامعة من الميزانية المعتمدة.

• وفقًا للأنظمة واللوائح والتعاميم والقرارات الصادرة بشأنها.

• إعداد تقرير الإنجاز للجامعة وما حققته القطاعات خلال عام مالي.

• المشاركة في إعداد التقرير المالي السنوي ورفعه إلى المقام السامي بعد اعتماده من معالي رئيس الجامعة.

 تسعى الإدارة العامة للتخطيط والميزانية إلى تغيير الثقافة المالية بجامعة الملك خالد وذلك من خلال إرساء عدد من المبادئ والقيم الحديثة والمحافظة على المكتسبات من الخبرات السابقة في مجال عمل الإدارة؛ لذلك كان لزامًا عمل التغيير لمواكبة تطلعات القيادة بالجامعة وكذلك الرؤية الحاضرة والمستقبلية للدولة؛ وحتى تكون جامعة الملك خالد سباقة في ذلك فقد تم تحديث الإجراءات المالية بالنظام المالي بالجامعة بين الوحدات الإدارية ذات الاختصاص وكذلك ربط الخطة الاستراتيجية بالإنفاق على جميع مستوياته حتى نتمكن من تحقيق رؤية الجامعة 2030م.

                                                                     راجين من الله  مزيدًا من التوفيق والتطور

                                                                            مدير التخطيط والميزانية

                                                                            عبدالله بن أحمد آل مرعي

هي المسؤولة عن تنفيذ مهام وأعمال وإجراءات الإدارة بشقيها المالي والإداري وتنقسم الى ست وحدات وهي على النحو الآتي :

وحدة السكرتارية والاتصالات والأرشفة والمتابعة:

يجب رفع عدد الموظفين في هذه الوحدة إلى (3 موظفين) وستكون مهامها على النحو الآتي :

• قيام هذه الوحدة بمهام السكرتارية بالإدارة.

• أرشفة المستندات (إلكترونيًا وورقيًا).

• متابعة المعاملات الصادرة من الإدارة والواردة لها ورفع تقارير دورية عنها.

• متابعة مؤشر سرعة استجابة وحدات الجامعة مع خطابات الإدارة.

• مراجعة مواعيد المدير المستقبلية وعمل الترتيبات اللازمة لها.

• المتابعة الحثيثة لسير عمل موظفي الإدارة بمختلف وحدات الإدارة.

وحدة تحليل ومتابعة الإجراءات الإدارية والمالية: 

تقوم هذه الوحدة بعدة مهام حيث تهتم هذه الوحدة بدراسة وتحديث وتطوير إجراءات النظام المالي في الجامعة دوريًا لضمان اختصار الوقت والجهد ورفع مستوى الجودة، ومن اختصاصها التالي:

• متابعة الإجراءات داخل النظام المالي في الجامعة.

• متابعة ما يتم استحداثه أو طلب تعديله أو تصحيحه على منصة اعتماد والنظام المالي.

• تحسين إجراءات عملية التخطيط المالية ومتابعتها مع الجهات وتحويل هذه الإجراءات إلى أتمتة بالكامل.

• تحسين وتطوير الإجراءات داخل الإدارة.

• دراسة أي تعديل على الإجراءات مع فرق العمل المختلفة.

• أتمتة إجراءات النظام المالي الداخلي.  

وحدة التخطيط المالي:

تقوم هذه الوحدة بالتخطيط الأمثل للموارد المالية للجامعة بما يتوافق مع تعليمات ميزانية الدولة ومركز تحقيق كفاءة الإنفاق ونظرًا لكبر حجم عملها ستحتاج لرفع عدد موظفيها إلى (3موظفين) ومهامها كالتالي:

• إخراج البيانات المالية بجودة عالية.

• إعداد مشروع الموازنة العامة للجامعة.

• دراسة بنود ميزانية الجامعة ومراقبة نسب الصرف.

• العمل على تحسين التقارير المالية الصادرة من الإدارة.

• متابعة مستخلصات العقود تحت التنفيذ.

• إعداد دراسات حول المشاكل المالية وآلية إيجاد حلول مستديمة لها.

• متابعة مؤشرات الأداء المالي.

• مشاركة الفريق الاستشاري بإدارة المشاريع.

وحدة الارتباطات ومتابعة البنود:

تقوم هذه الوحدة بالحجوزات والارتباطات المالية على جميع المطالبات المالية في إطار بنود ميزانية الجامعة في ضوء تعليمات الميزانية العامة للدولة ولها عدة مهام وهي على النحو الآتي:

• تكون مسئولة عن الارتباطات على جميع البنود كلًا في مكانه الصحيح.

• تهتم بتسجيل جميع المعاملات التي لم يوجد لها (سيولة) أو اعتماد مالي في نموذج (موقف السيولة) المرفوع على google drive وذلك لأخذها في الاعتبار عند إعداد المناقلة.

• تهتم بعكس الارتباطات التي تخص عقود الإشراف والعقود التشغيلية على نموذج (العقود التشغيلية وعقود الإشراف) المرفوع على google drive.

• تهتم بعكس الارتباطات التي تخص البنود الخدمية على نموذج (البنود الخدمية) المرفوع على google drive.

• تهتم بتحديث نموذج (تعويضات العاملين) المرفوع على google drive.

• تهتم بتحديث نموذج (الارتباطات المؤقتة) المرفوع على google drive.

• تهتم بتحديث نموذج (متابعة البنود) المرفوع على google drive.

• إعداد تقارير أسبوعية ونصف شهرية عن حصر للارتباطات ومتابعتها والمنصرف منها.

وحدة تحليل الطلب وتحقيق كفاءة الإنفاق:

تختص هذه الوحدة بتحقيق كفاءة الإنفاق من خلال تحليل الطلب حيث يتضح مدى ملائمة طلبات الجهات المختلفة بالجامعة مع الاحتياج الفعلي لها وذلك بتكوين فريق استشاري فني وتقني وهندسي (يتكون الفريق من عدد 5 من أعضاء بالجامعة أو خارجها من المختصين ذوي الخبرات في الجوانب المالية والإدارية والتقنية والهندسية). ليكونوا مسؤولين عن التالي:

• دراسة جميع عقود المشاريع والبرامج القائمة ومراقبتها ماليًا وإداريًا .

• دراسة جميع مبادرات الخطة الاستراتيجية والموافقة عليها من عدمه.

• دراسة الاحتياج للعقود الرأسمالية والتشغيلية الجديدة ومقارنتها بالعقود القائمة حاليًا.

• إعداد نماذج لدراسة جدوى تعتمدها الجهات عند طلب عقود تشغيلية أو رأسمالية.

• إعداد إجراءات عمل بالاتفاق مع وحدة الإجراءات.

وحدة التشكيلات الوظيفية:

وتتركز مهام هذه الوحدة في النقاط التالية:ـ

• مطابقة جميع الوظائف مع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية وتزويدهم بقرارات وبيانات الموظفين والوظائف.

• حجز الوظائف للتعيين والترقية والتعاقد للسعوديين وغير السعوديين.

• تسجيل وظائف الجامعة المحدثة والمعدلة في ميزانية كل عام وترتيبها وترقيمها وترميزها وتبلغيها لوزارة المالية ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية ومتابعة تسجيلها.

• استكمال إجراءات الترقية حسب الإجراءات النظامية وما يتبعها من حصر الوظائف الشاغرة للمستحقين عليها والرجوع لبياناتهم.

• إجراءات النقل الوظيفي سواء بالنقل للجامعة أو منها وكذلك إجراءات النقل المكاني والنقل الوظيفي.

• استكمال إجراءات تحوير الوظائف والرفع بها لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

• تزويد الجهات الداخلية بالإحصاءات والتقارير.

• إعداد بيان بالوظائف المطلوب الترقية عليها وبيان منسوبي الجامعة المستحقين للترقية النظامية.

• متابعة القرارات الغير منفذة على النظام الإداري والمالي والتأكد من تحديث البيانات والوقوعات الوظيفية ومراجعة الأخطاء والبيانات الغير مسجلة ومعالجتها.

• تسجيل وتحديث الوقوعات وإرفاق الوثائق اللازمة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عبر نظام توثيق(وهي الإجراءات التي تتخذ على الوظيفة لتصحيح بياناتها أو تعديل مقراتها).

- دليل الإجراءات 2020

- دليل الارتباطات الجديد 2020

تسعى الجامعة من خلال الإدارات المختصة من حيث التكامل فيما بينها تواكب التطورات في وزارة المالية وهيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية، وعليه نسعى حاليًا إلى تحديث إجراءات للطلبات الجديدة والواردة من وحدات الجامعة المختلفة على منهجية (بيريز) التي تعتمد على فكرة تعظيم الكفاءة وتخفيض التكاليف.

للاطلاع على تفاصيل منهجية الرفع بالطلبات الجديدة لعام 2023م (اضغط هنا).