الهدف العام

ضمان الرقابة على حركة الأصناف في مستودعات الإدارة , وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة.

مهام الإدارة 

القيام بجميع الأعمال الرقابية المحددة بقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية وقيد الأصناف الواردة والمنصرفة ومتابعة وتسجيل العهد الشخصية والإدارية بجميع وحدات الجامعة وضمان عدم وجود فائض أو نقص في الأصناف المخزونة.

الرؤية

نسعى في تقديم خدمة مميزة عالية الجودة في متابعة المخزون في وحدات الجامعة وتحقيق الرضا الشامل للعاملين والمراجعين.

الرسالة

نلتزم بالمحافظة على المخزون لكافة وحدات الجامعة من ناحية الكم والكيف والعمل على ترشيد الإنفاق، وتطوير جودة الخدمة المقدمة من خلال نمذجة العمل وفق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.

الأهداف

• ضمان التزام العمل بقواعد وإجراءات المستودعات الحكومية بكافة وحدات الجامعة.
• المحافظة على مستويات وسلامة المخزون وفق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
• التأكد من سلامة الدورة المستندية في حالة التخزين والصرف والاستلام.
• ضمان سلامة المنتج حتى وصوله إلى طالب الخدمة ولحين الاستغناء عنه.

• القيام بكل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف من خلال تطبيقات الحاسب الآلي ومتابعة.
• الدورة المستندية المستودعية.
• حفظ المستندات المؤيدة للقيود.
• مسك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذلك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة عهد الإدارات والأقسام.
• القضاء على جميع المشكلات المستودعية والحد من الأخطاء والانحرافات والتجاوزات غير النظامية للحفاظ على المال العام من التسريب أو التبديد.
• حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية من اللجان العاملة.
• إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكميات الاقتصادية للتخزين لتفادي النقص أو الزيادة لتجنيب المخزون الإتلاف أو عدم الصلاحية.
• التدريب المستمر لكافة مستويات الجهاز الوظيفي المستودعي ومسئولي العهد ومراقبي المخزون لضمان تحويل الأساليب التي اشتملت عليها هذه القيود إلى ممارسة عملية ناجحة وتطبيق فعلي سليم.

• مسك بطاقة مراقبة الصنف المرادفة لبطاقة الصنف الموجودة بالمستودع.
• حفظ مستندات قيود العهد.
• إجراء  المطابقات سواءً لأرصدة المستودعات أو عهد القطاعات بين فترة وأخرى .
• حصر ومتابعة الأصناف  التي تقرر بيعها أو إصلاحها أو إتلافها .
• تحديد مستويات التخزين للأصناف على النحو التالي:

1. الحد الأدنى  وهو المستوى الذي يبقى عنده رصيد الصنف ولا يتم تجاوزه عند الصرف.
2. حد الطلب وهو المستوى من رصيد الصنف الذي إذا وصل إليه يجب إعادة الطلب لتعزيز رصيد الصنف حتى لا يصل إلى الحد الأدنى الذي لا يمكن تجاوزه عند الصرف.
3. الحد الأعلى وهو المستوى من رصيد الصنف الذي يجب ألا يتجاوز حتى لا يكون هناك إسراف وزيادة قيمة الصنف.

• المشاركة مع الجهات الأخرى في تأمين ما تحتاجه القطاعات المختلفة من الأعيان والتأكد من حاجتها الفعلية للمطلوب وليس رصدها من نفس زائد عن حاجتها الفعلية.
•  تحليل الجرودات واستخلاص النتائج منها للتنبؤ باحتياجات القطاعات المستقبلية من الأعيان .
• تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية.
• الاشتراك مع لجان في تحديد المعدلات الخاصة بتموين الجهات والمباني مع لجان أخرى حسب الحال.
• فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.
• تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة.
• إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.
• الحد من عد الأصناف المتشابهة وفقًا للمقاييس التي تضعها الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة.
• إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.
• دراسة تقارير الجرد واستخراج أرصدة المخزون ووضع قيمة لها في نهاية كل سنه مالية.

قسم العهد

يهتم نظام العهد بإدارة الأصناف المستديمة التي تسلم للموظفين وهذه الأصناف المستديمة تسمى (عهدة)، ويهتم النظام بحفظ قاعدة بيانات للعهد وأصحابها. كما يوفر تسجيلًا تاريخيًا كاملًا للحركات التي تتم على العهد والتي تشمل تسليم العهدة للموظف ونقلها من موظف لموظف آخر، وإرجاع العهدة.

ويمثل نظام العهد الحكومي، نظام معلومات متكامل حيث سيتم ربط نظام العهد بشكل آلي مع نظام شؤون الموظفين بحيث معرفة إذا كان هنالك عهد على الموظفين حتى لا تتم عملية نقلهم أو ترقيتهم أو طي قيدهم إلا بعد تسليم العهد.

ولتحقيق ذلك فإن النظام الإداري عمل على ضمان تسهيل عمليات إدارة العهد عبر تضمينها المزايا التالية فيها:

• متابعة كاملة لعهد الموظفين المختلفة والعمليات التي تتم عليها.

• إدخال تفاصيل وأرصدة عهد الموظفين في بداية تشغيل النظام.

• تسجيل محتويات المباني والمكاتب للعهد الثابتة وربط كعهد على (موظف أو إدارة ).

• الربط الآلي والتسجيل للعهد من واقع طلبات الصرف أو محاضر الاستلام التي تحتوي أصناف مستديمة بعد مراجعتها وإقرارها من قبل مراقبة المخزون.

• مراقبة وطباعة بطاقات العهد وحركات قيد العهدة والنقل للعهد وحركات الإرجاع ومعرفة وضع العهدة في تاريخ معين.

• وجود نوعين من نقل العهدة (مؤقت, ودائم) بحيث يقوم النظام بالتنبيه على العهد المنقولة مؤقتًا وحان تاريخ عودتها لصاحب العهدة الأصلي.

• الربط مع شؤون الموظفين لتسجيل العهد على الموظفين وطباعة تقرير بالموظفين الذين ستنتهي خدماتهم وعليهم عهد مسجلة.

• طباعة التقارير والاستعلام عن العهد حسب الصنف أو الموظف أو الموقع أو الجهة.. إلخ .

• البحث عن صنف في العهد وعرض جميع أصحاب العهد الذين لديهم الصنف المطلوب.

• معرفة طلبات الصرف ومحاضر الاستلام التي تحتوي أصناف مستديمة ولم يتم قيدها كعهدة.

• كشف أرصدة العهد حسب الموظف.

• كشف أرصدة العهد حسب الصنف.

• كشف العهد حسب الصنف.

• كشف العهد حسب الموظف.

• كشف العهد حسب الموظف / المبنى/ الإدارة.

• كشف حركات العهدة حسب التاريخ.

• كشف حركات العهدة حسب الموظف.

• كشف بالأصناف المستديمة المصروفة ولم تقيد كعهدة.

• كشف بالأصناف المستديمة الواردة بمحاضر استلام ولم تقيد كعهدة. 

(أرقام الهواتف للإدارة والأقسام)

 الإدارة  - مباشر 
0172419939

 قسم العهد - مباشر 
0172419973

قسم المخزون - مباشر

 0172419972
سكرتير المكتب – مباشر  

  0172402662

البريد الإلكتروني

Amyaseri@kku.edu.sa

• محضر نقل عهدة