نشأت الإدارة العامة للشؤون القانونية بجامعة الملك خالد بموجب القرار الإداري رقم ( 1/5) وتاريخ 1419/09/15هـ؛ للقيام بالمهام القانونية المنوطة بها، المتعلقة بصناعة واتخاذ القرارات الصحيحة الهادفة إلى تحقيق المصلحة العامة.

تعتبر الإدارة العامة للشؤون القانونية جهة إدارية داخلية مستقلة ترتبط مباشرةً بمعالي رئيس الجامعة؛ مما يعطيها استقلالية كبيرة وقرب من مركز صناعة القرار بالجامعة، وتُعَدُّ الجهة المختصة نظاميًا بإبداء الرأي وتقديم المشورة القانونية بالجامعة، وتطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات داخل إطار الجامعة، ونشر الوعي والثقافة القانونية بالجامعة، وتضم الإدارة العامة للشؤون القانونية فريق عمل من المستشارين المتخصصين في الشريعة والقانون؛ لإنجاز المهام المنوطة بهم، بالإضافة إلى عدد من الموظفين الإداريين؛ لإنجاز أعمال الخدمات الإدارية المساندة.

تتكون الإدارة القانونية من عدة أقسام وهي على النحو التالي:

• قسم القضايا والمطالبات
• قسم الاستشارات القانونية
• قسم الاتصالات الإدارية
• قسم التوعية القانونية
• قسم المكتبة القانونية
• القسم النسائي
• قسم ضمان الجودة

الرؤية

تحقيق الريادة والتميز والجودة في الأداء، وحفظ حقوق الجامعة ومنسوبيها، بما يضمن سلامة تطبيق الأنظمة واللوائح النافذة.

الرسالة

المساهمة الإيجابية في نشر وترسيخ الثقافة والمبادئ والحقوق القانونية لدى منسوبي الجامعة والمتعاملين معها.

القيم

تتمثل قيم الإدارة العامة للشؤون القانونية والجامعة في المبادئ والقواعد الحاكمة والموجهة للسلوك والعلاقات الداخلية والخارجية والتي يتم الالتزام بها في الأفراد والمجموعات من منسوبي الإدارة العامة للشؤون القانونية من أجل تحقيق الرؤية. اختارت جامعة الملك خالد وكذلك الإدارة العامة للشؤون القانونية عدد (ست قيم جوهرية) منبثقة من توجهاتها الاستراتيجية ورسالتها وهي كالتالي:

• الالتزام

• الريادة

• الابتكار

• الشفافية

• التكامل

• الولاء

الأهداف الاستراتيجية

• رفع جودة العمل في الإدارة

• تنمية وتعزيز الموارد البشرية للإدارة من خلال تعزيز القدرات والمهارات وتبادل الخبرات المكتسبة

• تطوير و حوكمة الإجراءات القانونية

• تفعيل وتعزيز ثقافة احترام النظام لدى منسوبي الجامعة

• تعزيز ونشر المعرفة القانونية بين منسوبي الجامعة

تختص الإدارة العامة للشؤون القانونية بما يلي:

1. إبداء الرأي النظامي وتقديم المشورة القانونية حيال ما يحال إليها من رئيس الجامعة أو وكلائها من موضوعات تتعلَّق بتطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات النافذة.

2. مراجعة مشروعات اللوائح التنظيمية من الناحية القانونية ووضع الصياغة اللازمة لها.

3. اقتراح مشروعات اللوائح والقواعد التنفيذية التي تؤدي إلى تحقيق أهداف الجامعة.

4. دراسة العقود والاتفاقيات التي تكون الجامعة طرفًا فيها، والقرارات الإدارية الصَّادرة عن رئيس الجامعة، وإبداء الرأي النظامي حيالها.

5. دراسة ما ينسب لأحد منسوبي الجامعة من خروج على الأنظمة أو اللوائح أو التعليمات وإبداء الرأي النظامي حيال ذلك. 

6. إجراء التحقيقات الأولية أو الاشتراك في التحقيقات التي تكشف عنها الرقابة، وفيما يحال إليها من رئيس الجهاز.

7. الاشتراك في لجان التأديب وفقًا للأنظمة واللوائح، ومراجعة الصياغة القانونية لجميع قرارات التأديب.

8. تمثيل الجامعة أمام الجهات القضائية أو غيرها في القضايا التي تكون الجامعة طرفًا فيها.

9. متابعة تنفيذ الأحكام والأوامر القضائية النهائية الصادرة عن الجهات القضائية أو شبه القضائية.

10. تقديم المقترحات التي تسهل وتحسن سير العمل وإجراءاته داخل إطار الجامعة.

11. متابعة المستجدات والتعديلات الواردة على الأنظمة واللوائح والأوامر الملكية أو السامية، وضمان التقيد والالتزام بها، والعمل على تعميمها على مختلف إدارات الجامعة.

12. نشر الوعي والثقافة القانونية، ومعرفة الحقوق والالتزامات، وتحصين التصرفات، واحترام تطبيق الأنظمة واللوائح داخل إطار الجامعة.
     

مهام قسم القضايا والمطالبات

1. تمثيل الجامعة حيال الدعاوى التي تكون الجامعة طرفًا فيها أمام كافة الجهات القضائية وشبه القضائية. 

2. صياغة صحائف الدعوى والمذكرات القانونية؛ بالتنسيق مع الجهات ذات الصلة في الجامعة. 

3. متابعة حقوق الجامعة لدى الغير والعمل على إثباتها وتحصيلها. 

4. العمل على متابعة تنفيذ الأحكام القضائية الصادرة لصالح الجامعة. 

5. المشاركة في اللجان المشكلة للتثمين وتحديد التعويض وتقدير أجرة المثل في قضايا العقارات التي تكون الجامعة طرفًا فيها. 

6. إعداد كافة ما يلزم من مستندات ووثائق لإخلاء طرف الجامعة من أي دعوى قضائية أقيمت في مواجهة الجامعة.

7. إعداد تقرير سنوي حيال الأعمال المنجزة من قبل القسم؛ يتضمن الإحصائيات والإنجازات التي تحققت، والرفع بذلك لمدير الإدارة. 

مهام قسم الاستشارات القانونية

1. العمل على توفير الحماية والوقاية القانونية المتكاملة لمصلحة الجامعة.

2. متابعة ما يستجد من الأنظمة واللوائح والقرارات لا سيما تلك التي لها صلة بأعمال وأنشطة الجامعة.

3. تقديم الرأي والمشورة القانونية عند طلبها من رئيس الجامعة أو أحد وكلاء الجامعة أو فيما يحال إليها من الجهات الأخرى التابعة للجامعة.

4. تمثيل الإدارة في عضوية اللجان التي يطلب فيها حضور أحد منسوبي الإدارة.

5. إعداد وتقديم الدراسات والبحوث التي تطلب من ذوي الشأن.

6. فحص ودراسة الشكاوى التي ترفع من ذوي الشأن لمعالي رئيس الجامعة أو أحد وكلائها.

7. المشاركة في إعداد مشاريع اللوائح والقرارات والتعليمات ذات الصلة بالجامعة ومنسوبيها.

8. مراجعة اللوائح والقرارات المعمول بها في الجامعة.

مهام قسم الاتصالات الإدارية

1. مباشرة نسخ ما يُطلب منه من قبل المشرف العام أو مساعده أو مدير الإدارة أو أحد المستشارين.

2. مباشرة جميع ما يتعلق بالمراسلات من وإلى الإدارة العامة للشؤون القانونية.

3. طباعة التقارير والمخاطبات الرسمية الخاصة بمكتب المشرف العام أو مساعده أو مدير الإدارة.

4. التحضير للاجتماعات واللقاءات وتحرير خطابات الدعوات الخاصة بالإدارة.

5. المحافظة على سرية المعاملات والتقارير والمخاطبات الخاصة بمكتب المشرف العام والمحافظة على محتوياتها.

6. إعداد كافة ما يلزم من مستندات ووثائق لإخلاء طرف الجامعة من أي دعوى قضائية أقيمت في مواجهة الجامعة.

مهام قسم التوعية القانونية

1. تحديث وتطوير صفحة الإدارة العامة للشؤون القانونية الإلكترونية وتغذيتها بالأخبار ذات الصلة بالإدارة بالتنسيق مع مساعد المشرف العام على الإدارة .

2. متابعة الحساب الرسمي للإدارة عبر (تويتر) وتفعيله في نشر التوعية القانونية.

3. تفعيل القنوات والوسائط الإعلامية التابعة للجامعة؛ حيال نشر الثقافة القانونية لجميع منسوبي الجامعة .

4. التعريف بالأنظمة واللوائح والقرارات الجديدة ذات الصلة بالجامعة.

5. تغطية مناسبات ونشاطات وبرامج الإدارة العامة للشؤون القانونية إعلاميًا وصحفيًا وإلكترونيًا.

6. المشاركة في البرامج والفعاليات والمؤتمرات والندوات وورش العمل التي تقيمها الجامعة ذات الصلة بالمجال القانوني بما يسهم في نشر الثقافة القانونية.

مهام وحدة ضمان الجودة

1. وضع رؤية ورسالة الوحدة، وأهدافها الاستراتيجية والتشغيلية، والخطة السنويّة، وتوثيقها بالتنسيق مع مدير الإدارة.

2. وضع رؤية ورسالة الإدارة، وأهدافها الاستراتيجية والتشغيلية، والخطة السنويّة، وتوثيقها بالتنسيق مع مدير الإدارة.

3. تحديث الهيكل التنظيميّ للإدارة وتوثيقه بالتنسيق مع مدير الإدارة.

4. تحديد وجمع مؤشرات الأداء الخاصة بمهام وأنشطة الأقسام بالإدارة وتأسيسها كمصدر لوضع خطط الإدارة الاستراتيجية والسنوية.  

5. تحديد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي الإدارة بالتنسيق مع إدارة التطوير الإداري.

6. وضع آلية لتفعيل التقويم الداخلي Internal auditing لمهام وأنشطة الإدارة بالتنسيق مع الأقسام المختلفة بالإدارة وتوثيقها.

7. نشر ثقافة الجودة بين منسوبي الإدارة وتعزيزها ومتابعة تطبيقها والعمل على استيفاء متطلباتها.

8. متابعة ومراجعة التقارير السنوية الصادرة من مختلف الأقسام بالإدارة والتزامها بالنماذج المطلوبة والتوقيت الزمني المحدد لها.

9. إعداد التقارير الدورية والسنوية الخاصة بأعمال القسم.

10. إعداد التقرير السنوي الخاص بالإدارة العامة للشؤون القانونية وتقديمه لصاحب الصلاحية لاعتماده والرفع به للجهة المختصة.

11. أيّة مهام أخرى يُكلفه بها مدير الإدارة، في حدود الاختصاصات المنوطة بالإدارة.