جامعة الملك خالد
إدارة المشتريات والعقود
الرؤية والرسالة والأهداف
الرؤية
تقديم كافة الخدمات المتعلقة بتوفير احتياجات وحدات الجامعة ممثلة في جميع منسوبيها لتحقيق أقصى استفادة من الموارد المادية المتاحة لتأمين الاحتياجات حسب الأولويات ولما يصب في مصلحة الجامعة وما يتوافق مع الأنظمة واللوائح.
الرسالة
تنظيم عمليات الشراء والإجراءات الشرائية والارتقاء بها للوصول إلى أعلى مستوى من الاحترافية والمهنية بما يتوافق مع اللوائح والأنظمة والقواعد والإجراءات المتبعة في عمليات تأمين المنافسات والمشتريات الحكومية.
الأهداف
الجودة : من خلال توفير ما تحتاجه الجامعة بأقل تكلفة مع مراعاة الجودة والخدمة عند شراء المواد والأجهزة بالشكل الذي يتناسب مع احتياجات الجامعة.
الاستمرارية : من خلال توفير المواد والأجهزة والمستلزمات لضمان سير العملية التعليمية دون توقف أو إرباك.
الترشيد : في عمليات الشراء.
مهام الإدارة
تحدد بالتشاور مع الجهات ذات العلاقة احتياجات الجامعة من المواد والأثاث والآلات والأجهزة التعليمية والطبية وغيرها ووضع مواصفاتها واتخاذ إجراء الشراء اللازمة لتأمينها.
تلقي طلبات الشراء ودراستها وتنسيقها وإعدادها وطرحها على منصة اعتماد والبحث عن الموردين المناسبين لتأمين احتياجات الجامعة.
القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقاً للنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
القيام بكافة المهام التنفيذية بمنافسات التوريدات والخدمات المستمرة والإنشاءات طبقاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
القيام بإجراءات الإعلان والدعوات للمنافسات على منصة اعتماد والإجابة على استفسارات الشركات بالتنسيق مع الجهات المشرفة والطالبة.
الإشراف والاشتراك في أعمال تحليل المنافسات للتأكد أنها متوافقة مع نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.
تحرير العقود والعمل على توقيعها ومن ثم إخطار الجهات ذات العلاقة.
القيام بأعمال الشراء المباشر والأعمال المستثناة والمنافسات.
تخليص البضائع الواردة عن طريق الجمارك وتيسير إيصالها لوحدات الجامعة الطالبة.
توفير احتياجات وحدات الجامعة من المستلزمات المكتبية والأثاث المكتبي والزجاجيات والكيماويات والمستلزمات التعليمية للمستودع المركزي حتى تصرف لوحدات الجامعة.
الترتيب لبيع المعدات والمواد الفائضة واتخاذ كافة الإجراءات النظامية للتخلص منها.
مراجعة وتدقيق المستخلصات والمطالبات المالية وصرف مستحقات الموردين.
متابعة تنفيذ العقود واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة طبقاً لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية.
إدارة ومتابعة عمليات وحدة إدارة العقود والإشراف على عمليات إعداد الوثائق المتعلقة بالتعاقدات.
إدارة ومتابعة عمليات المشتريات بشكل كامل.
التوثيق والتسليم والاستلام والحفظ لجميع المهام المتعلقة بإدارة العقود والمشتريات ووحداتها.
إعداد تقارير دورية لإدارة الشؤون المالية في الجامعة عن سير عمل الإدارة وعن المعوقات الموجودة وتقديم تصورات لكيفية معالجة تلك المعوقات.
إعداد العقود وإصدار اعتمادات الشراء بعد الحصول على الارتباطات المالية اللازمة.
القيام بمراجعة الجداول الزمنية لوثائق التعاقد والشروط المالية المطبقة، وذلك لضمان دقتها واكتمالها.
مراجعة العقود مع الإدارة، وذلك بالنسبة للعقود الرئيسة لاعتمادها قبل توقيعها من الأشخاص المخولين بالتوقيع.
ترتيب عملية التوقيع والختم للعقود وضمان توقيع الأشخاص المخولين.
إعداد المناقصات العامة والمحدودة وطرحها للمنافسة.
القيام بدور الحفظ المركزي لجميع عقود الإدارة الموقعة والمنفذة.
خفض المخاطر التجارية والتعاقدية إلى الحد الأدنى.
تدقيق ومراجعة المعاملات على النظام الداخلي للجامعة وتصنيفها.
إجازة المنافسات التي تتطلب إجازتها من هيئة كفاءة الإنفاق.
إدخال العقود على منصة اعتماد.
إجازة العقود التي تتطلب ذلك من وزارة المالية.
إرسال العقود إلى الديوان العام للمحاسبة والرد على الملاحظات إن وجدت وإجازتها.
إشعار الهيئة العامة للزكاة والدخل بالعقود الجديدة والعقود التي طرأ عليها تعديل خلال فترة التعاقد.
تقييم المتعاقدين وحفظ بياناتهم في ملفات المنافسة.
حصر وإشعار الإدارة بالمتعاقدين الحاصلين على 70% في مستوى الأداء لثلاث عقود متتالية.
تمديد العقود وفق الضوابط والأنظمة التي حددتها لائحة المشتريات الحكومية.
إصدار الإنذارات للمتعاقدين المخلين بالتزاماتهم التعاقدية.
استلام الخطة التدريجية للمحتوى المحلي للمنافسات عالية القيمة.
استلام (مواقع - مراحل – نهائي) الأعمال.
السحب الجزئي والتنفيذ على حساب المتعاقد معه وفق المادة (75) من نظام المشتريات الحكومية.
التعامل مع عقود الباطن كما في المادة (70-71) من نظام المشتريات الحكومية.
إنهاء العقود كما في المادة (76-77-78) من نظام المشتريات الحكومية.
توثيق الدفعة المقدمة 10% والتعامل معها وفق المادة (108) من اللائحة المنظمة للمادة (64) من نظام المشتريات الحكومية.
رفع المستخلصات الشهرية والختامية.
إصدار الغرامات المستحقة للمقاولين المستحقين لها
