وكالة الجامعة للتطوير والجودة تدشن المرحلة الثانية من مشروع "إنجاز"

في إطار الاهتمام الذي توليه جامعة الملك خالد لتطوير بيئة العمل لمواكبة أحدث التطورات التقنية، وتحقيق معدلات مرتفعة من الدقة، وسرعة الإنجاز، تدشن وكالة الجامعة للتطوير والجودة المرحلة الثانية من مشروع الاتصالات الإدارية الإلكترونية (إنجاز) الذى يتولى إدارته مركز الوثائق والمحفوظات التابع للوكالة. وتأتى هذه المرحلة امتدادًا للمرحلة الأولى وتطويرًا لها بما يسمح بتتبع وثائق الجامعة، والمعاملات الخاصة بها منذ لحظة إنشاء الوثيقة ، وحتى الانتهاء التام منها، وحفظها بمركز وثائق الجامعة. من جانبه أكد وكيل الجامعة للتطوير والجودة الدكتورأحمد بن يحيى الجبيلي أنه سوف يكون هناك تعميم لجميع وحدات الجامعة لترشيح الموظفين ذوي الصلة ليتسنى تدريبهم وفق جدول زمني يتم الاعلان عنه فور الانتهاء منه، وقال: محاور التدريب سوف تتناول موضوعات ذات أهمية بالغة في التعامل مع المستندات، والوثائق مثل : أهمية أمن الوثائق والمعلومات، والسياسات المتبعة لذلك، ونوعية الوثائق التي يتم أرشفتها، وبيئة عمل البرنامج، وخطط الترميز والتصنيف للوثائق المختلفة بحيث يتم التعرف على الإدارة المصدرة للوثيقة من خلال كود خاص بها". وأضاف :" يتناول فترات حفظ الوثائق بالإدارات وفقًا لطبيعة الوثيقة، وتعليمات ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وآليات ترحيل الوثائق لمركز الوثائق بالجامعة، وآلية الفرز الدوري للوثائق بكل إدارة. كما سوف يتم التعرف على النماذج المستخدمة في جميع الإجراءات". يذكر أن تفعيل البرنامج قد وفر الكثير من ساعات العمل، والجهد، والنفقات اللازمة لطباعة، وتصوير الأوراق، وانتقال المراسلين بها من مصدر الوثيقة إلى الجهات المعنية بها ؛ خاصة وأن للجامعة فروعًا عديدة على امتداد منطقة عسير بأكملها، كما يتوافق هذا البرنامج مع الاعتبارات البيئية التي توليها الجامعة اهتمامها والمتمثلة في الاستهلاك الورقي، ومواد تشغيل الطابعات، وآلات التصوير، وما يرتبط بها من إنتاج فضلات، وتلوث بيئي، واستهلاك متزايد للطاقة.