شاركت عمادة القبول والتسجيل بجامعة الملك خالد، في الاجتماع الـ15 لعمداء القبول والتسجيل بجامعات دول مجلس التعاون الخليجي ، والذي عقد في العاصمة العمانية مسقط الأسبوع الماضي، ومثل العمادة الدكتور سلطان آل فارح.

وقدّم الدكتور آل فارح خلال الاجتماع ورقةً علميةً تحدثت عن التوجهات الإلكترونية الحديثة التي قدمتها العمادة خلال الفترة الماضية، والخدمات الأخرى التي تستعد لتقديمها، وأكد من خلالها أن إدارة صرح تعلیمي ضخم كجامعة الملك خالد یحوي أكثر من 60 ألف طالب وطالبة، وأكثر من 40 كلیةً ، یتطلب كثیرًا من الجھد والعمل، والخروج من طبیعة العمل التقلیدي إلى بيئة العمل بذكاء، لیكون بالإمكان تلبیة متطلبات العملیة الأكاديمية بسرعة عالیة ، ودقة متناھية لا تقبل الجدل، ومن ھنا رأت العمادة الاعتماد على التقنیة الحدیثة للرفع من مستوى العمل في العمادة لمواكبة تطورات العصر.

وأوضح أن النظام الأكاديمي في العمادة يقوم على معاییر عالمية، ويتم على ھذا النظام الكثیر من العملیات یومیًا، وینقسم العمل فيه إلى قسمین رئیسین، أحدهما : النظام الأكاديمي في العمادة، والآخر : بوابات أعضاء ھیئة التدریس والطلاب.

وكشف أن إحصاءات العملیات الفصلیة على النظام الأكاديمي بلغت 131415 عملیةً، وعمليات الحذف والإضافة التي تمت على النظام الأكاديمي بلغت 1688953 عملیةً، كما أن مرات الدخول على النظام والبوابة لأعضاء ھیئة التدريس بلغت 9641232 عملیةً، والدخول على النظام والبوابة للطلاب بلغ 13828 طلبًا مدخلاً من قبل الطلاب، في حين بلغت طلبات تغيير التخصص 11176 طلبًا.

كما أكد أن جمیع عملیات القبول إلكترونیة تتم دون الحاجة إلى إرسال أي وثائق، وتستطيع العمادة الحصول على البيانات بدقة، حیث إنه تم الربط مع الجھات المعنیة في الحصول على بیانات المتقدمین، بالإضافة إلى أن الربط بین الجامعات يتم عن طریق خدمة مقبول ، لاستبعاد الطلاب الذین لدیھم قبول في أكثر من جامعة ، ونظام ترشیح آلي للمتقدمین یراعي النسبة والرغبة، وتفعيل شرائح القبول وفق النسب، وفتح فتره محددة لاستقبال طلبات التغییر على النظام.

وذكر أن أهم النقاط التي يحتويها النظام الآلي لاستفسارات القبول وطلباته تتضمن بحثًا بالموضوع، وردًا جماعيًا على الاستفسارات، وتوثیق استفسارات المتقدمین وطلباتهم ، وعدم الحاجة إلى مراجعة العمادة، وإمكانیة رصد مشاكل القبول وتحلیلها ؛ لیتم العمل على تلافیھا مستقبلاً، وعدد الاستفسارات، وإتاحة الفرصة للجمیع للتواصل مع العمادة من أي مكان ، وفي أي زمان.

كما تناول آل فارح في ورقته شرحًا لأهم ما يحتويه نظام الإرشاد الآلي للطلاب والطالبات من عرض لوحة بیانات ( داش بورد ) للطالب ؛ كي تبین وضعه الأكاديمي بالألوان، والتحدیث الیومي لبیانات الداش بورد، وإمكانية العرض للوحة البیانات بشكل آلي عند دخول الطالب على موقعه، ومقارنة وضع الطالب على جمیع الفصول السابقة والفصل الحالي، ومقارنة وضع الطالب بطلاب الكلیة ، والقسم ، والتخصص، وإعطاء نصائح للطالب أو الطالبة بناء على وضعه، كما أن نظام الداش بورد الخاص بالطالب مبنيُ على نظام ذكاء الأعمال.

وقدّم شرحًا لنظام دعم اتخاذ القرار ، وما يحويه من ممیزات مثل : الربط الآلي مع النظام الأكاديمي ، وإنشاء مكعب البیانات، ودقة في التقاریر، وسرعة في توفیر المعلومة، وجداول ورسوم بیانات ذات دلالة علمية، وإمكانیة وضع معاییر لكل المتغیرات، وسھولة بناء التقاریر، وسھولة مشاركة التقاریر والبیانات عن طریق النظام، وتحدید مستوى كل كلیة وقسم ، ومقارنتھا ببقیة الكلیات والتخصصات في الجامعة، بالإضافة إلى شرح لنظام البطاقة الإلكترونية للطلاب والمستفیدين من الخدمة، والخدمات التي يقدمها نظام عملیات الحذف والإضافة عن طريق نظام التواصل.

وأوضح كيفية الرد الآلي على استفسارات الطلاب من خلال النظام ، وذلك بالتحلیل الآلي للسؤال، واستخراج المقصود بالسؤال، والبحث في قواعد البیانات عن الإجابة المناسبة، وعرض الإجابة للطالب، وأخذ رأي الطالب عن الإجابة ، وأشار إلى أنه في حال عدم إیجاد إجابة في النظام أو عدم قناعة الطالب بالإجابة ؛ یتم تحویل السؤال إلى فریق العمل للرد ، وتحدیث قاعدة بیانات الاستفسارات.

يذكر أن عددًا من الجامعات الخليجية طلبت التنسيق لزيارة عمادة القبول والتسجيل بالجامعة عقب الاجتماع، وذلك للوقوف على أعمال العمادة ، والاستفادة منها.